Chaque mois, en plus de son loyer, le locataire règle des charges au propriétaire des lieux. Pour que celles-ci correspondent à la réalité, on procède en général à une régularisation annuelle. Comment doit-on procéder ?
Location vide ou meublée ?
Dans le cadre d’une location vide, le bailleur évalue la provision de charges que le locataire devra verser en complément de son loyer. Cette provision est ensuite régularisée en fonction des dépenses réelles constatées, en général une fois par an lorsque le propriétaire reçoit le décompte annuel des charges de copropriété.
Si le logement est loué meublé, le bailleur peut choisir de demander une provision de charges au locataire, et donc les régulariser une fois par an, ou opter pour des charges forfaitaires qui ne peuvent faire l’objet d’aucune régularisation.
Les charges récupérables
Le propriétaire s’acquitte de certaines factures, dont il peut ensuite demander le remboursement au locataire. C’est le cas par exemple pour le chauffage et l’eau s’ils sont collectifs, les dépenses liées à l’entretien courant des parties communes de l’immeuble, et les taxes de balayage ou d’enlèvement des ordures ménagères. En règle générale, il s’agit des charges liées à l’utilisation quotidienne du logement et qui portent sur des services bénéficiant directement au locataire.
Le décompte de charges
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit adresser au locataire un décompte par nature de charges, ainsi que le mode de répartition des charges entre les occupants si l’immeuble est collectif. Dans une copropriété, elles sont réparties selon les modalités inscrites dans le règlement intérieur.
Ensuite, le propriétaire met les pièces justificatives à la disposition de son locataire. Celles-ci sont indispensables s’il veut pouvoir exiger le remboursement des frais dépassant éventuellement la provision de charges. Si au contraire la provision est supérieure au montant réel des charges, le bailleur doit rembourser le trop-perçu.
Le départ du locataire
Si le locataire quitte les lieux avant que le propriétaire n’ait régularisé les charges de l’année en cours, ce dernier peut conserver jusqu’à un quart du dépôt de garantie qu’il est censé restituer dans les deux mois suivant le départ.
Même après ce délai, le bailleur peut conserver cet argent en attendant de procéder à la régularisation annuelle.
Il adresse alors le décompte à son ancien locataire, ainsi que le solde du dépôt de garantie.
